(趣旨)

第1条　この訓令は、鳥栖市文書規程(昭和63年訓令第4号。以下「文書規程」という。)第38条第2項の規定に基づき、歴史的文書の選別、保存及び利用に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(選別の基準)

第3条　歴史的文書として選別すべき文書は、次の各号のいずれかに該当するものとする。

(歴史的文書の選別)

第4条　文書規程第37条の規定により廃棄の対象となった簿冊を所管していた課長は、当該簿冊に含まれる文書について、前条に掲げる基準(以下次項において「選別基準」という。)に基づき選別を行い、選別した文書を総務課長に引き渡さなければならない。

(歴史的文書以外の文書の廃棄)

第5条　総務課長は、前条第2項の規定による選別の結果、歴史的文書と認められなかったものについては、速やかに廃棄しなければならない。

(保存、利用等)

第6条　総務課長は、第4条第2項の規定により確定した歴史的文書を整理分類し、適正に保存をしなければならない。

(利用の請求)

第7条　前条第2項の利用を請求する者は、歴史的文書利用申出書(様式第1号。以下「利用申出書」という。)を市長に提出するものとする。

(本人情報の取扱い)

第8条　市長は、第6条第2項第1号アの規定にかかわらず、この規定に掲げる情報により識別される特定の個人(以下この条において「本人」という。)から、当該情報が記録されている歴史的文書について利用申出があった場合において、本人であることを示す次の各号に掲げる書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該歴史的文書につきこの規定に掲げる情報が記録されている部分についても、利用させなければならない。

(利用決定等)

第9条　市長は、利用申出に係る歴史的文書の全部又は一部を利用させるときは、その旨の決定をし、利用申出者に対し、書面によりその旨その他市長が別に定める事項を通知しなければならない。この場合において、当該決定が利用申出に係る歴史的文書の一部を利用させる旨のものであるときは、併せてその理由を通知しなければならない。

(利用決定等の期限)

第10条　前条第1項又は第2項の規定による決定(以下「利用決定等」という。)は、当該利用決定等に係る利用申出があった日から15日以内にしなければならない。ただし、第7条第4項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

(利用決定等の期限の特例)

第11条　利用申出に係る歴史的文書が著しく大量であるため、当該利用申出があった日から30日以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、市長は、当該歴史的文書のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、当該部分以外の当該歴史的文書については、相当の期間内に利用決定等をすれば足りる。この場合において、市長は、同条第1項に規定する期間内に、利用申出者に対し、書面により市長が別に定める事項を通知しなければならない。

(第三者に対する意見提出機会の付与等)

第12条　市長は、利用申出に係る歴史的文書に国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び利用申出者以外の者(以下この条において「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合には、当該歴史公文書等を利用させるか否かについての決定をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、次の各号に掲げる事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。

(歴史的文書の利用の実施)

第13条　市長は、利用申出に係る歴史的文書を利用させる旨の決定をしたときは、利用申出者に対し、閲覧若しくは視聴又は写しの交付その他相当な方法により、利用させるものとする。

(費用負担)

第14条　前条第1項に規定する写しの交付その他相当な方法による歴史的文書の利用に要する費用は、利用申出者の負担とする。

(補則)

第15条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。