○鳥栖市文書規程
昭和63年6月30日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 所掌事務(第6条・第7条)
第3章 帳簿(第8条・第9条)
第4章 文書の受領(第10条―第14条の2)
第5章 文書の作成等(第14条の3・第14条の4)
第6章 文書の処理(第15条―第22条)
第7章 施行及び発送(第23条―第30条)
第8章 整理及び保存(第31条―第38条)
第9章 雑則(第39条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、本市の文書事務の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。
(用語の意義)
第2条 この規程における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、組織的に用いるものとして保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 鳥栖市歴史的文書の選別、保存及び利用に関する規程(令和3年訓令第4号)第2条第2号に規定する歴史的文書
ウ 図書館その他これに類する施設において、当該施設の設置目的に応じて収集し、整理し、又は保存している図書、記録、図画その他の資料
(2) 部 鳥栖市部設置条例(昭和63年条例第2号)第1条に規定する部をいう。
(3) 課 鳥栖市事務分掌規則(昭和63年規則第12号)第2条及び第3条第1項に規定する課及び室をいう。
(4) 文書管理システム 電子計算組織を利用して文書管理事務の処理を総合的に行うためのシステムをいう。
(5) 電子決裁 文書管理システムの機能を利用して起案文書を回議し、決裁を得るものをいう。
(6) 電子文書 文書管理システムで作成し、又は収受し、若しくは添付される文書のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて文書管理システムに記録されている電磁的記録をいう。
(7) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(8) 特定日 文書作成取得日においては不確定である保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の4月1日をいう。
(平16訓令4・平25訓令2・令3訓令3・令4訓令3・令4訓令10・一部改正)
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(文書の区分)
第4条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき条例とするもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定に基づき規則とするもの
(2) 公示文
ア 告示 一定の事項を公式に広く一般に公示するもの
イ 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知せしめるもの
(3) 令達文
ア 訓令 庁内一般又は特定部課等若しくはこれらの職員に対して一定の事項につき命令するもの
イ 指令 上申、伺、願等に対して意思を表示するもの
(4) 一般文書
ア 対内文書 本市の機関相互において収発する一般文書
イ 対外文書 上記以外の一般文書
(令3訓令3・一部改正)
(公文例)
第5条 文書の公文例は、別に定める。
第2章 所掌事務
(平13訓令3・全改)
(総務課長の職務等)
第6条 総務課長は、本市における文書事務を統括するとともに、各課の課長に対し、文書事務について必要な措置を求めることができる。
2 各課の課長は、常に当該課の文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう努めなければならない。
(平13訓令3・全改)
(文書主任)
第7条 各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、各課の係長をもって充てる。
3 文書主任は、当該課における次の各号に掲げる事項を掌理する。
(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書の形式、用語等の審査に関すること。
(3) 文書の処理に関すること。
(4) 文書の整理に関すること。
(5) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(6) 文書管理システムの適正利用に関すること。
(7) その他文書処理に関し必要なこと。
(平13訓令3・全改、令3訓令3・令4訓令10・令5訓令2・一部改正)
第3章 帳簿
(総務課備付帳簿)
第8条 文書取扱いのため、総務課に次の帳簿を置く。
(1) 法規公示令達番号簿 様式第1号
(2) 特殊文書等授受簿 様式第2号
(3) 切手受払簿 様式第3号
(平13訓令3・全改)
(各課備付帳簿)
第9条 文書取扱いのため、各課に次の帳簿を置く。
(1) 文書整理簿 様式第4号
(2) その他必要な帳簿
(平13訓令3・全改、平19訓令4・一部改正)
第4章 文書の受領
(平16訓令4・改称)
(文書の配付区分)
第10条 本市に到達した外来文書は、総務課において受領する。ただし、郵便料の未払又は不足の文書については、公務に属するものに限り料金を支払い、これを受領することができる。
(1) 特殊取扱いに係る郵便(現金書留、書留、簡易書留、特別送達等をいう。)、重要な物品等は、特殊文書等授受簿に登載し、受領印又は署名を徴する。
(2) 電報又は速達郵便は、速やかに所管課へ配付する。
(3) 前2号に掲げる文書以外のものは、そのまま所管課に配付する。
3 第1項の規定により受領した文書のうち、封筒等の記載事項からは配付先が明らかでないものは、開封のうえ処理するものとする。
(平13訓令3・平16訓令4・平19訓令4・令4訓令10・一部改正)
(文書受領の特例)
第11条 次に掲げる文書は、前条の規定にかかわらず所管課が直接受領することができる。
(1) 定例又は軽易な文書で一時に多数を受領する文書
(2) 所管課に持参された文書又は職員が出張先等で受領した文書
2 電子メールによる文書は、所管課において受信する。
3 ファクシミリによる文書は、総務課又は所管課において受信し、総務課で受信したものは速やかに所管課に配付するものとする。
(平16訓令4・全改、平25訓令2・令4訓令10・一部改正)
(数課関連文書の配布)
第12条 2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。その関係の度合を定めがたいとき、又は異例に属するものは、総務課長がその配布先を定めるものとする。
(至急文書の取扱い)
第13条 総務課長は、特に市長の至急閲覧を必要と認める文書は、所管課に配布する前に、市長の閲覧に供しなければならない。
(時間外文書の取扱い)
第14条 職員の勤務時間外及び休日における文書(電子メール又はファクシミリ(以下「電子メール等」という。)による文書を除く。)の受領その他の処理は、別に定めるところにより当直員が取り扱うものとする。
(平16訓令4・平25訓令2・一部改正)
(文書の転送又は返付)
第14条の2 文書主任は、その所管に属さない文書を受領したときは、次により処理するものとする。
(1) 所管課が明らかな到達文書は、直ちに当該所管課に転送する。
(2) 所管課が明らかでない到達文書は、直ちに総務課に返付する。
(令3訓令3・追加)
第5章 文書の作成等
(令4訓令10・追加)
(文書の作成等)
第14条の3 法令等の定めにより紙媒体での作成若しくは保存が義務付けられている場合又は電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合を除き、電子媒体により作成し、又は取得することを基本とする。
(令4訓令10・追加)
(適切かつ効率的な文書作成)
第14条の4 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書主任が確認するものとする。作成に関し、部長等上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
2 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
3 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
4 職員が自己の便宜のために作成する個人的な執務の参考資料は必要最小限のものとしなければならない。なお、その収納場所は、原則として、職員各自の机の周辺に限るものとする。
(令4訓令10・追加)
第6章 文書の処理
(令4訓令10・旧第5章繰下)
(収受処理)
第15条 文書主任は、文書を受領したときは、文書管理システムに収受の登録(以下「収受登録」という。)を行わなければならない。
3 案内書その他これらに類する軽易な文書については、第1項の登録を省略することができる。
(平13訓令3・平16訓令4・平19訓令4・平25訓令2・令3訓令3・令4訓令10・一部改正)
(要供覧収受文書)
第16条 収受した文書は、上司の閲覧に供しなければならない。
(1) 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの
(2) 処理について長期の時日を要すると認められるもの
(他の課に関係ある収受文書)
第17条 収受文書が2以上の課に関係あるときは、電子メール等の利用又はその他の方法によりこれを関係課に通知しなければならない。
(令4訓令10・一部改正)
(文書の記号及び番号)
第18条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号をつけなければならない。
2 文書番号は、当該文書を収受し、又は発送する順序に従い、会計年度ごとに付するものとし、同一事案については、完結に至るまで同一番号を用いなければならない。ただし、事案が2年度以上にわたる場合は、後年度において更新するものとする。
3 前2項に規定する文書番号は、文書管理システムで管理するものとする。
(平13訓令3・令3訓令3・一部改正)
(事務の処理)
第19条 事務を処理するには、文書をもって処理しなければならない。ただし、急を要するものは、口頭又は電話で処理し、重要な事項についてはその要領を摘記し、本章の規定に準じて処理するものとする。
(平13訓令3・一部改正)
(起案)
第20条 事務の処理の意思決定に当たっては、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、文書管理システムを用いて起案しなければならない。
(1) 文書管理システムを用いて起案することにより効率的かつ円滑な事務の執行に著しい支障を来たすことが明らかなため、所管課においてあらかじめ定めた処理様式、簿冊、伝票等を用いて起案する場合
(2) 財務会計システム(電子計算組織を利用して財務会計に関する事務の処理を行うためのシステムをいう。)を用いて起案する場合
2 起案は、次の各号によりこれを作成しなければならない。
(1) 文書は、原則として1事案につき1起案とすること。
(2) 起案に当たっては、その理由を簡明に記載し、必要な場合は、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。
(3) 対内文書には職名を用い、氏名、敬称等は省略すること。
(令3訓令3・全改)
(回議、合議及び決裁)
第21条 前条の規定による起案文書は、その内容に応じて、順次係員及び上司の回議並びに関係職員による合議を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、その事項が2以上の課の所管に属する事務に関するものであるときは、あらかじめ関係課と十分協議して起案しなければならない。
3 合議を受けた文書は、速やかにこれを処理しなければならない。
4 合議案に対して意見が合致しないときは、課相互間にあっては部長、部相互間にあっては副市長又は市長が当該合議案を引き上げ、決裁を行うことができる。
5 係長以上の職にある者で決裁権者より下位の職にあるものが不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、上司は当該職員を後閲扱いとし、起案文書を引き上げ、決裁を行うことができる。
6 回議、合議及び決裁は、原則として電子決裁によるものとする。
(令3訓令3・全改)
(起案文書の変更)
第22条 起案文書の内容を変更し、又は廃案するときは、合議先の部課に再度合議しなければならない。
2 既決文書の内容を変更し、又は廃案するときは、前項の例により処理し、再度上司の決裁を受けなければならない。
(令3訓令3・旧第24条繰上)
第7章 施行及び発送
(令4訓令10・旧第6章繰下)
(決裁済文書の取扱い)
第23条 上司の決裁を経た文書は、起案者において決裁年月日をその所定欄に記録しなければならない。
2 法規文、公示文及び令達文は、総務課において種別ごとに暦年により順次番号を付し、法規公示令達番号簿に記帳しなければならない。
(令3訓令3・追加、令4訓令10・一部改正)
(用紙の節約)
第24条 施行を要する文書等の印刷(複写を含む。)は、常に、必要最小限となるよう努めなければならない。
(平12訓令3・平16訓令4・一部改正、令3訓令3・旧第26条繰上、令4訓令10・一部改正)
(1) 市民に広報する文書にあっては、市名又は部名若しくは課名
(2) 庁内文書にあっては、事案に応じて、副市長名、部長名又は課長名
(3) 庁外文書のうち、本市あての照会に対する回答、事務連絡等の軽易な文書で、その処理が部長又は課長の専決に属するものにあっては、部長名又は課長名
3 庁内文書にあっては、職名のみを用い、氏名を省略することができる。
(平13訓令3・一部改正、令3訓令3・旧第27条繰上・一部改正、令4訓令10・一部改正)
(公印)
第26条 施行文書には、公印を押さなければならない。ただし、権利の得喪又は変更に関する文書その他重要な文書に該当しない文書については、これを省略することができる。
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略するときは、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、対内文書にあっては、この限りでない。
(令3訓令3・追加)
(電子署名)
第26条の2 前条の規定にかかわらず、電子文書による送信に係る施行文書には、公印の押印に代えて、電子署名を行うことができる。
(令4訓令3・追加)
(対外文書の発送)
第27条 対外文書(電子メール等による文書を除く。)の発送は、総務課で行うものとする。ただし、急を要する場合及び時間外等やむを得ない場合は、所管課で取り扱うことができる。
2 電子メール等による文書の発送は、所管課で行うものとする。ただし、電子メール等による文書の発送は、その利用について相手先との合意がある場合に限り行うことができる。
(平16訓令4・平25訓令2・一部改正、令3訓令3・旧第29条繰上)
(郵送文書の発送)
第28条 郵送を要する文書は、総務課長が指定する時間までに総務課に送付しなければならない。ただし、直接郵便物発送事務を取り扱う課においては、当該課において取り扱うものとする。
2 前項の郵送は、料金後納に係る郵便は、料金後納郵便差出票により、郵便切手に係る郵便は、切手受払簿に登載のうえ発送しなければならない。
(平27訓令6・一部改正、令3訓令3・旧第30条繰上)
(対内文書の発送)
第29条 対内文書の発送は、電子メール等を利用するものとする。ただし、対内文書の性質上これにより難い理由がある場合は、総務課文書箱の利用その他適切な方法により配付するものとする。
(平16訓令4・一部改正、令3訓令3・旧第31条繰上、令4訓令10・一部改正)
(文書の完結)
第30条 施行を終わった起案文書には、起案者において施行年月日をその所定欄に記録しなければならない。
(平13訓令3・平16訓令4・一部改正、令3訓令3・旧第32条繰上・一部改正)
第8章 整理及び保存
(令4訓令10・旧第7章繰下)
(保存上の注意)
第31条 文書は常に整理し、重要なものは、非常災害時に際して支障がないようあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(令3訓令3・旧第33条繰上)
(完結文書の整理)
第32条 完結文書は、所管課において次の各号によって編さんし、所定の位置に整理保管しなければならない。
(1) 文書は、会計年度ごとに編さんすること。ただし、会計年度により難い場合は、暦年ごととすることができる。
(2) 文書は、完結年月日の順に上から下に編さんすること。
(3) 完結文書には背表紙を付し、簿冊の名称、文書分類記号・番号、所管課名等を記入すること。
(4) 簿冊の厚さは10センチメートルを限度として編さんしなければならない。
2 前項の規定による簿冊は、次に定めるところにより作成するものとする。
(1) 電子文書を編集するに当たっては、文書管理システムに所定の事項を登録して電子的な簿冊を作成すること。
(2) 紙の文書を編集するに当たっては、文書管理システムに所定の事項を登録した後、文書管理システムから出力した背表紙を付した簿冊を作成すること。
(平13訓令3・一部改正、令3訓令3・旧第35条繰上・一部改正、令4訓令10・旧第33条繰上・一部改正)
(2) 他の法令による保存期間の定めがある完結文書 当該法令で定める期間
2 保存期間は、処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年によるものは翌年1月1日から、文書作成取得日においては保存期間が不確定であるものは特定日から起算する。
3 文書を適正に保存整理するため、文書の系統的一覧表及び保存期間表としての機能を有する文書分類表を別に定める。
(1) 別途、正本が管理されている文書の写し
(2) 定型的又は日常的な業務連絡、日程表等
(3) 出版物や公表物を編集した文書
(4) 所管課の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6) 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
(平13訓令3・全改、令3訓令3・旧第36条繰上、令4訓令10・旧第34条繰上・一部改正)
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とする公開請求があったもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 鳥栖市情報公開条例(平成12年条例第40号)第5条に規定する公開請求があったもの 鳥栖市情報公開条例第10条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 担当課は、保存期間が終了した文書について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めて当該文書の保存期間を延長することができる。
(令3訓令3・追加、令4訓令10・旧第35条繰上)
(保管及び引継ぎ)
第35条 編さんされた文書は、所管課で1年間保管し、常用する文書、秘密を要する文書その他所管課で保管することが適当と認める文書を除き、保管期間を経過した文書は、総務課長に引継ぎをしなければならない。
2 総務課長は、編さんされた文書の引継ぎを受けたときは、成冊、保存期間等の適否について審査し、不適当なものがあるときは、所管課に対し修正させることができる。
(平13訓令3・追加、令3訓令3・旧第37条繰上、令4訓令10・旧第36条繰上)
(文書のマイクロフィルム化等)
第36条 総務課長が所管課長と協議のうえ特に必要と認める文書(以下「原文書」という。)については、マイクロフィルムに撮影又は電子媒体に記録し、原文書と同様に取り扱うことができる。
2 原文書をマイクロフィルムに撮影し、又は電子媒体に記録する方法については、別に定める。
(平14訓令3・全改、令3訓令3・旧第39条繰上、令4訓令10・旧第38条繰上)
(廃棄処分)
第37条 保存期間が終了した文書は、所管課に通知し、総務課長が次により処分しなければならない。
(1) 文書の廃棄をなすときは、廃棄の履歴を残し処分しなければならない。
(2) 廃棄する文書で他人の名誉信用にかかわるもの、秘密に属するもの又は公印、収入証紙、その他他に転用されるおそれがあるもの等は、それぞれ焼却若しくは他に利用できないように措置して処分しなければならない。
2 保存年限を経過しない文書でも保存の必要がないと認めた文書は、前項の手続を経て廃棄することができる。
3 マイクロフィルムに撮影又は電子媒体に記録した原文書は、撮影又は記録後に行う検査に合格した後、廃棄するものとする。ただし、総務課長が特に原文書を保存する必要があると認めるものは、この限りでない。
(平14訓令3・全改、令3訓令3・旧第40条繰上、令4訓令10・旧第39条繰上)
(歴史的文書の選別、保存及び利用)
第38条 総務課長は、前条の規定により廃棄の対象となった簿冊に含まれる文書のうち、歴史的又は文化的資料として価値を有するものと認められるものについては、当該簿冊を所管していた、又は現に所管している課長と協議の上、歴史的文書として選別し、別に保存するものとする。
2 歴史的文書の選別、保存及び利用に関する事項は、市長が別に定める。
(令3訓令3・追加、令4訓令10・旧第40条繰上・一部改正)
第9章 雑則
(平14訓令3・追加、令4訓令10・旧第8章繰下)
(補則)
第39条 この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、別に定める。
(平14訓令3・追加、令4訓令10・旧第41条繰上)
附則
この訓令は、昭和63年7月1日から施行する。
附則(平成3年訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、改正前の鳥栖市文書規程により調製した様式については、当分の間これを使用することができる。
附則(平成11年訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成12年訓令第3号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成13年訓令第3号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第3号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第4号)
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成17年訓令第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成25年訓令第2号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第6号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第3号)
この訓令は、令和3年10月1日から施行する。ただし、第34条の次に1条を加える改正規定、第39条の次に1条を加える改正規定及び別表第1の改正規定は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第3号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第10号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表 完結文書の保存期間基準
(令4訓令10・全改)
完結文書名 | 保存期間 | |
条例等の制定又は改廃及びその経緯 | ||
1 | 条例、規則、訓令その他の規程(以下「条例等」という。)に関する次に掲げる文書 (1) 立案基礎文書及び立案の検討に関する審議会等文書 (2) 意見公募手続文書及び庁内協議文書 (3) 規則、訓令その他の規程の制定又は改廃のための決裁文書 (4) 市議会に提出された文書 (5) 公布に関する文書 (6) 解釈又は運用の基準の設定のための決裁文書 | 20年 |
庁議又は庁内協議(これらに準ずるものを含む。)の決定又は了解及びその経緯 | ||
2 | 予算又は決算に関する次に掲げる文書 (1) 市議会に提出された文書 (2) 決算に関し、監査委員に送付した文書及びその監査を経た文書 | 10年 |
3 | 基本方針、基本計画その他の市議会にかけられた案件に関する次に掲げる文書 (1) 立案基礎文書 (2) 市長協議文書 (3) 市議会に提出された文書 | 10年 |
4 | 部内協議の決定又は了解に関する次に掲げる文書 (1) 部内協議の決定又は了解に係る案の立案基礎文書 (2) 部内協議に検討のための資料として提出された文書 (3) 部内協議の決定又は了解の内容が記録された文書 | 10年 |
他の地方公共団体との申合せ及びその経緯 | ||
5 | 他の地方公共団体との申合せに関する次に掲げる事項 (1) 申合せに係る案の立案基礎文書及び市長協議文書 (2) 他の地方公共団体との会議に検討のための資料として提出された文書及び当該会議の議事が記録された文書 (3) 申合せの内容が記録された文書 | 10年 |
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯 | ||
6 | 行政手続法(平成5年法律第88号)第2条第8号ロの審査基準、同号ハの処分基準、同号ニの行政指導指針及び同法第6条の標準的な期間を定めるための決裁文書 | 10年 |
7 | 許認可等をするための決裁文書 | 許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後5年 |
8 | 行政手続法第2条第4号の不利益処分をするための決裁文書 | 5年 |
9 | 鳥栖市補助金等交付規則(平成15年規則第5号)第2条第1号の補助金等の交付に関する次に掲げる文書 (1) 交付の要件に関する文書 (2) 交付のための決裁文書 (3) 補助事業等実績報告書 | 交付に係る事業が終了する日に係る特定日以後5年 |
10 | 不服申立てに関する次に掲げる文書 (1) 不服申立書又は口頭による不服申立てにおける陳述の内容を録取した文書 (2) 裁決、決定その他の処分をするための決裁文書 (3) 裁決書又は決定書 | 裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後10年 |
11 | 本市又は本市の機関を当事者とする訴訟に関する次に掲げる文書 (1) 訴訟の提起に関する文書 (2) 訴訟における主張又は立証に関する文書 (3) 判決書又は和解調書 | 訴訟が終結する日に係る特定日以後10年 |
職員の人事に関する事項 | ||
12 | 副市長、行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書 | 30年 |
13 | 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する書類及び履歴書(総務課所管のものに限る。) | 30年 |
14 | 職員の長期給付及び退職手当に関する文書 | 30年 |
15 | 職員の服務に関する文書で重要なもの(総務課所管のものに限る。) | 30年 |
16 | 職員の給与に関する文書で重要なもの | 30年 |
17 | 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する書類(総務課所管のものを除く。) | 10年 |
18 | 会計年度任用職員及び臨時職員の任免に関する文書 | 5年 |
19 | 職員の服務に関する文書(総務課所管のものに限る。ただし、総務課所管の重要なものを除く。) | 5年 |
20 | 職員の給与及び旅費に関する文書(軽易なもの及び職員の給与に関する文書で重要なものを除く。) | 5年 |
21 | 職員の研修の実施に関する計画を制定し、又は改廃するための決裁文書及び職員の研修の実施状況が記録された文書 | 3年 |
22 | 職員の兼業の許可の申請書及び当該申請に対する許可に関する文書 | 3年 |
23 | 退職手当の支給に関する決定の内容が記録された文書 | 支給制限その他の支給に関する処分を行うことができる期間又は5年のいずれか長い期間 |
24 | 職員の服務に関する文書で重要なもの(総務課所管のものを除く。) | 3年 |
25 | 職員の給与及び旅費に関する文書で軽易なもの | 3年 |
26 | 職員の福利厚生に関する文書(軽易なものを除く。) | 3年 |
27 | 職員の服務に関する文書(重要なもの及び総務課所管のものを除く。) | 1年 |
28 | 職員の福利厚生に関する文書で簡易なもの | 1年 |
往復文書等に関する事項 | ||
29 | 国及び他の地方公共団体との往復文書で将来の例証となるもの | 10年 |
30 | 国からの通達文書で重要なもの | 10年 |
31 | 通知、報告、依頼その他の往復文書で重要なもの | 5年 |
32 | 通知、報告、依頼その他の往復文書(重要なもの及び軽易なものを除く。) | 3年 |
33 | 通知、報告、依頼その他の往復文書で軽易なもの | 1年 |
その他の事項 | ||
34 | 告示、訓令及び要綱に関する次に掲げる文書(1の項から33の項までに掲げるものを除く。) (1) 意見公募手続文書 (2) 制定又は改廃のための決裁文書 (3) 公示に関する文書 | 10年 |
35 | 予算に関する次に掲げる文書(2の項及び3の項に掲げるものを除く。) (1) 歳入、歳出、継続費、繰越明許費及び債務負担行為の見積りに関する書類並びにその作製の基礎となった意思決定が記録された文書 (2) 地方自治法(昭和22年法律第167号)第211条の予算及びその作製の基礎となった意思決定が記録された文書 (3) 歳入歳出予算、継続費及び債務負担行為の配賦に関する文書 | 5年 |
36 | 決算に関する次に掲げる文書(2の項及び3の項に掲げるものを除く。) (1) 歳入及び歳出の決算報告書及びその作製の基礎となった意思決定が記録された文書 (2) 監査委員に提出し、又は送付した計算書及び証拠書類 (3) 監査委員の監査を受けた結果に関する文書 (4) 市議会における決算の審査に関する文書 | 5年 |
37 | 機構及び定員の要求に関する文書及びその基礎となった意思決定が記録された文書 | 10年 |
38 | 直轄事業として実施される公共事業に関する次に掲げる文書 (1) 立案基礎文書 (2) 公共事業の事業計画及び実施に関する事項についての関係機関、地方公共団体その他の関係者との協議又は調整に関する文書 (3) 事業を実施するための決裁文書 (4) 事業の経費積算が記録された文書その他の入札及び契約に関する文書 (5) 工事誌、事業完了報告書その他の事業の施工に関する文書 | 事業終了の日に係る特定日以後5年 |
39 | 栄典又は表彰の授与又ははく奪のための決裁文書及び伝達の文書(3の項に掲げるものを除く。) | 10年 |
40 | 市議会審議文書及び審議会等文書(1の項から39の項までに掲げるものを除く。) | 10年 |
41 | 市史の資料となる文書 | 30年 |
42 | 隣接市町村との分合、境界変更及び字名改称、区域変更に関する文書 | 30年 |
43 | 土木建築、都市計画及び建設工事の執行関係のうち比較的重要と認められる文書 | 10年 |
44 | 陳情、要望等に関する文書 | 5年 |
備考 この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。 1 立案基礎文書 立案の基礎となった市政に関する基本方針又は市政上の重要な事項に係る意思決定が記録された文書 2 審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合に検討のための資料として提出された文書及び当該機関又は当該会合の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他当該機関若しくは当該会合における決定若しくは了解が記録された文書 3 決裁文書 市長の権限に属する事務の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を市長の意思として決定し、又は確認した公文書 4 意見公募手続文書 意見公募手続の実施及び結果の公示に関する決裁文書 5 市長協議文書 市長への協議に係る案、当該協議に関する出席者の質問若しくは意見又はこれらに対する回答が記録された文書その他の当該協議に関する文書 |
(平6訓令1・全改、平13訓令3・旧様式第3号繰上・一部改正)
(平27訓令6・全改)
(平19訓令4・全改)
(平13訓令3・追加、平19訓令4・旧様式第6号繰上)