(趣旨)

第1条　この規程は、鳥栖市文書規程(昭和63年訓令第4号。以下「文書規程」という。)第39条の規定に基づき、電子メールを利用した文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(適正な電子メールの取扱い)

第3条　職員は、個人情報その他の重要な情報の保護に留意するとともに、誤送信の防止等電子メールの適正な利用に努めなければならない。

(組織管理メールの送受信)

第4条　組織管理メールは、所属アドレスを利用して送受信するものとする。

(所属アドレスで送受信した電子メールの管理)

第5条　所属アドレス(職に付与されたものを除く。)で送受信した電子メールを管理する者(以下「所属アドレス管理者」という。)は、文書規程第7条に規定する文書主任をもって充てる。

(受信の確認)

第6条　所属アドレス管理者その他の職員は、随時組織管理メールの受信の確認を行い、受信した組織管理メールについて、遅滞なく処理を行わなければならない。

(受信メールの処理)

第7条　所属アドレス管理者その他の職員は、受信メール(所属アドレスで受信した電子メールをいう。以下同じ。)のうち必要なものについては、文書管理システムにより収受の手続を行った後、文書規程の定めるところにより、必要な処理を行うものとする。

(個人管理メール)

第8条　個人管理メールは、職員間の連絡、日程調整、問合せ等の電話又はメモに変わる手段として、個人アドレスを利用して送受信するものとする。

(保存を要しない電子メール)

第9条　受信した電子メールのうち、次に掲げるものは、保存することを要しない。