○鳥栖市の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する規程
令和5年3月10日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 教育研修(第8条)
第4章 職員の責務(第9条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第10条―第16条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第17条―第24条)
第7章 保有個人情報の提供(第25条)
第8章 個人情報の取扱いの委託(第26条)
第9章 安全管理上の問題への対応(第27条―第29条)
第10章 監査及び点検の実施(第30条―第32条)
第11章 補則(第33条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、本市の保有する個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、市の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第2条及び第60条の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 市長を補佐し、本市における保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たるため、総括保護管理者を置くこととし、副市長をもって充てる。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報を取り扱う課(鳥栖市事務分掌規則(昭和63年規則第12号)第2条及び第3条第1項に規定する課及び室並びに選挙委員会事務局、監査委員事務局、農業委員会事務局及び上下水道局の課をいう。以下同じ。)における保有個人情報を適切に管理するため、保護管理者を置くこととし、当該課の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(令7訓令10・一部改正)
(保護担当者)
第5条 保護管理者を補佐し、各課における保有個人情報の管理に関する事務を担当するため、保有個人情報を取り扱う各課に、当該課の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。
(令7訓令10・一部改正)
(監査責任者)
第6条 保有個人情報の管理の状況について監査するため、監査責任者を置くこととし、総務部長をもって充てる。
(令7訓令10・一部改正)
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。
4 保護管理者は、当該課の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令10・一部改正)
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第9条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(令7訓令10・一部改正)
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(令7訓令10・一部改正)
(複製等の制限)
第11条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(令7訓令10・一部改正)
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(令7訓令10・一部改正)
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。
(令7訓令10・一部改正)
(誤送付等の防止)
第14条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令10・追加)
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
2 職員は、保有個人情報の消去や保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
(令7訓令10・旧第14条繰下・一部改正)
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、保有個人情報管理台帳(様式第1号)を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
(令7訓令10・旧第15条繰下・一部改正)
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第17条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(令7訓令10・全改)
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第18条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令10・追加)
(端末の限定)
第19条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(令7訓令10・追加)
(端末の盗難防止等)
第20条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(令7訓令10・追加)
(第三者の閲覧防止)
第21条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令10・追加)
(入力情報の照合等)
第22条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
(令7訓令10・追加)
(バックアップ)
第23条 保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(令7訓令10・追加)
(情報システム設計書等の管理)
第24条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(令7訓令10・追加)
第7章 保有個人情報の提供
(令7訓令10・改称)
(保有個人情報の提供)
第25条 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わす。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずる。
(令7訓令10・旧第17条繰下・一部改正)
第8章 個人情報の取扱いの委託
(令7訓令10・章名追加)
(業務の委託等)
第26条 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2 契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。この項及び第5項において同じ。)である場合を含む。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事案
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認する。
6 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
7 保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
(令7訓令10・旧第18条繰下・一部改正)
第9章 安全管理上の問題への対応
(令7訓令10・旧第8章繰下・改称)
(事案の報告及び再発防止措置)
第27条 保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告する。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に再発防止措置を共有する。
(令7訓令10・旧第19条繰下・一部改正)
(法に基づく報告及び通知)
第28条 漏えい等が生じた場合であって法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条の報告等と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。
(令7訓令10・追加)
(公表等)
第29条 法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずる。
2 次に掲げる事案その他の国民の不安を招きかねない事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会へ情報提供を行う。
(1) 公表を行う漏えい等が発生したとき。
(2) 個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき。
(3) 委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項等に対する違反があったとき。
(令7訓令10・旧第20条繰下・一部改正)
第10章 監査及び点検の実施
(令7訓令10・旧第9章繰下)
(令7訓令10・旧第21条繰下・一部改正)
(点検)
第31条 保護管理者は、各課における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(令7訓令10・旧第22条繰下・一部改正)
(評価及び見直し)
第32条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(令7訓令10・旧第23条繰下・一部改正)
第11章 補則
(令7訓令10・旧第10章繰下)
(補則)
第33条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
(令7訓令10・旧第24条繰下)
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和7年訓令第10号)
この訓令は、令和7年5月19日から施行する。
