○鳥栖市特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成29年9月5日
訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第9条)
第3章 職員の責務(第10条・第11条)
第4章 安全管理措置(第12条―第20条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第21条―第36条)
第6章 情報システム室等の安全管理(第37条・第38条)
第7章 業務の委託等(第39条―第41条)
第8章 安全管理上の問題への対応等(第42条―第44条)
第9章 雑則(第45条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び鳥栖市個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第20号。以下「条例」という。)に定めるところにより、保有特定個人情報及び個人番号(以下「保有特定個人情報」という。)の取扱いに関し必要な措置を定めるものとする。
(令7訓令14・全改)
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、番号法及び条例の例による。
(令2訓令2・令5訓令5・一部改正、令7訓令14・旧第3条繰上・一部改正)
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 市長を補佐し、保有特定個人情報の管理に関する事務を総括するため、総括保護管理者を置き、副市長をもって充てる。
(令5訓令11・一部改正、令7訓令14・旧第4条繰上・一部改正)
(保護管理者)
第4条 保有特定個人情報を取り扱う各課等(鳥栖市事務分掌規則(昭和63年規則第12号)第2条及び第3条第1項に定める課及び室並びに教育委員会事務局の課、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局、農業委員会事務局及び上下水道局の課をいう。以下同じ。)における保有特定個人情報の適切な管理を確保するため、保護管理者を置き、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護管理者は、保有特定個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(令7訓令14・旧第5条繰上・一部改正)
(保護担当者)
第5条 保有特定個人情報を取り扱う各課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数名置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における保有特定個人情報の管理に関する事務を担当する。
(令7訓令14・旧第5条第4項・一部改正)
(監査責任者)
第6条 保有特定個人情報の管理状況に関して監査するため、監査責任者を置き、出納室長をもって充てる。
(令5訓令5・一部改正、令7訓令14・旧第7条繰上)
(委員会)
第7条 総括保護管理者は、保有特定個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催する。
2 委員会には、必要に応じて情報セキュリティ等について専門的な知識及び経験を有する者等の参加を求めることとする。
(令7訓令14・追加)
(事務取扱担当者の指定等)
第8条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を明確化し、事務取扱担当者を事務取扱担当者一覧(様式第1号)により指名する。
2 保護管理者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報の範囲を明確化する。
(令7訓令14・追加)
(事務取扱担当者の監督)
第9条 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報がこの規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して、必要かつ適切な監督を行う。
(令7訓令14・追加)
第3章 職員の責務
(職員の責務)
第10条 職員は、番号法及び条例の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。
(令5訓令5・一部改正、令7訓令14・旧第9条繰下・一部改正)
(教育研修)
第11条 総括保護管理者は、特定個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、特定個人情報の適正な取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等の現場における特定個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。
3 総括保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与するとともに、研修未受講者に対して再受講の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
5 総括保護管理者は、教育研修を行うに当たり、研修計画(様式第2号)を策定し、研修計画に基づき教育研修を実施する。
6 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行う。
(令7訓令14・旧第10条繰下・一部改正)
第4章 安全管理措置
(令7訓令14・改称)
(取扱区域)
第12条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域においては、事務取扱担当者以外の者が特定個人情報を容易に閲覧等できないよう留意するほか、書類等の盗難又は紛失等を防止するために施錠可能な場所への保管等の物理的な安全管理措置を講ずる。
(令7訓令14・追加)
(アクセス制限)
第13条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該情報にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲及び権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定する。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有特定個人情報にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスしてはならず、アクセスする場合も、アクセスは必要最小限としなければならない。
(令7訓令14・旧第11条繰下・一部改正)
(複製等の制限)
第14条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合、次に掲げる行為については、当該情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従わなければならない。
(1) 保有特定個人情報の複製
(2) 保有特定個人情報の送信
(3) 保有特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。以下同じ。)の外部への送付又は持出し
(4) その他保有特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(令7訓令14・旧第12条繰下・一部改正)
(誤りの訂正等)
第15条 職員は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(令7訓令14・旧第13条繰下・一部改正)
(媒体の管理等)
第16条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
2 職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則として、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・旧第14条繰下・一部改正)
(誤送付等の防止)
第17条 職員は、保有特定個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う特定個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・追加)
(廃棄等)
第18条 職員は、保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
2 個人番号が記載された文書等が、文書管理に関する規程等によって定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに復元可能な手段で削除し、又は廃棄する。
3 第1項の規定により、保有特定個人情報を消去したとき、又は媒体を廃棄したときは、その消去又は廃棄の記録を保存する。
4 前項の消去又は廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去若しくは廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去若しくは廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認する。
(令7訓令14・旧第15条繰下・一部改正)
(保有特定個人情報の取扱状況の記録)
第19条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて台帳等を整備し、当該情報の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(令7訓令14・旧第16条繰下・一部改正)
(事務の流れの整理)
第20条 個人番号利用事務等の範囲等を明確にした上で、特定個人情報の取扱いに関する事務マニュアル(様式第3号)により個人番号利用事務等の流れを整理し、管理段階ごとに安全管理措置を織り込む。
(令7訓令14・追加)
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(情報資産)
第21条 個人番号利用事務の実施に当たり接続する情報提供ネットワーク等の接続規程等が示す安全管理措置を遵守する。
2 個人番号利用事務において使用する情報システムについて、インターネットから独立する等の高いセキュリティ対策を踏まえたシステム構築や運用体制整備を行う。
3 その他の情報資産の取扱いについては、鳥栖市セキュリティポリシーの例による。
(令7訓令14・追加)
(アクセス制御)
第22条 保護管理者は、保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ(第30条を除く。)。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定め(その定期又は随時の見直しを含む。)を整備するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・一部改正)
(アクセス記録)
第23条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・一部改正)
(アクセス状況の監視)
第24条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該情報への不適切なアクセスの監視のため、当該情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・一部改正)
(管理者権限の設定)
第25条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・一部改正)
(外部からの不正アクセスの防止)
第26条 保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・一部改正)
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第27条 保護管理者は、不正プログラムによる保有特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(令7訓令14・旧第28条繰上・一部改正)
(情報システムにおける保有特定個人情報の処理)
第28条 職員は、保有特定個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、前項の保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(令7訓令14・旧第29条繰上・一部改正)
(暗号化)
第29条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有特定個人情報について、当該情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(令7訓令14・旧第30条繰上・一部改正)
(入力情報の照合等)
第30条 職員は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報との照合等を行う。
(令7訓令14・旧第31条繰上・一部改正)
(バックアップ)
第31条 保護管理者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・旧第32条繰上・一部改正)
(情報システム設計書等の管理)
第32条 保護管理者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(令7訓令14・旧第33条繰上)
(端末の限定)
第33条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・旧第34条繰上・一部改正)
(端末の盗難防止等)
第34条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(令7訓令14・旧第35条繰上・一部改正)
(第三者の閲覧防止)
第35条 職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・旧第36条繰上・一部改正)
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・旧第37条繰上・一部改正)
第6章 情報システム室等の安全管理
(令7訓令14・改称)
(入退管理)
第37条 保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定める。
2 保護管理者は、要件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
3 保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずる。
4 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
5 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(令7訓令14・旧第39条繰上・一部改正)
(情報システム室の管理)
第38条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(令7訓令14・旧第40条繰上・一部改正)
第7章 業務の委託等
(業務の委託等)
第39条 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、保有特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。なお、取扱いを委託する特定個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限とする。
2 委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について、あらかじめ書面で確認する。
3 委託する業務に係る保有特定個人情報の秘匿性等その内容、その量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに特定個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認する。
4 委託先との契約書に、次に掲げる事項を明記する。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持、利用目的外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 特定個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 特定個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された特定個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
(9) 事務所等内からの特定個人情報の持ち出しの禁止に関する事項
(10) 特定個人情報を取り扱う従事者の明確化並びに当該従事者の監督及び教育に関する事項
6 委託先が特定個人情報の取扱いに係る業務を再委託しようとする場合は、番号法第10条に基づき、事前に許諾を行う。
7 前項の許諾を行う場合、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られていることを確認する。また、委託先が再委託先に対して必要かつ適切な監督を行うかを監督するものとし、特定個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
8 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
9 保有特定個人情報を提供し、又は保有特定個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減するため、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有特定個人情報の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
(令7訓令14・旧第41条繰上・一部改正)
(外的環境の把握)
第40条 外国において保有特定個人情報を取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる。
(令7訓令14・追加)
(サイバーセキュリティの確保)
第41条 保有特定個人情報を取扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有特定個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。
(令7訓令14・追加)
第8章 安全管理上の問題への対応等
(令7訓令14・改称)
(漏えい等事案の報告及び再発防止措置)
第42条 保有特定個人情報安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有特定個人情報を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告する。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に再発防止措置を共有する。
(令7訓令14・一部改正)
(法に基づく報告及び通知等)
第43条 保有特定個人情報の漏えい等が生じた場合であって、番号法の規定による個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を要する場合には、前条の措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。
2 番号法の規定による個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報の本人への連絡等の措置を講ずる。
(令7訓令14・全改)
(監査及び点検の実施)
第44条 監査責任者は、保有特定個人情報の適切な管理を検証するため、この規程に規定する措置の状況を含む本市における保有特定個人情報の管理の状況について、定期に又は必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
2 監査責任者は、監査を行うに当たり、監査計画(様式第4号)を立案し、総括保護管理者の承認を得る。
3 保護管理者は、各課等における保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は必要に応じ臨時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
4 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(令7訓令14・一部改正)
第9章 雑則
(令7訓令14・旧第10章繰上)
(補則)
第45条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
(令7訓令14・旧第47条繰上・一部改正)
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和2年訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第5号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第11号)
この訓令は、令和5年7月1日から施行する。
附則(令和7年訓令第14号)
この訓令は、令和7年10月1日から施行する。
(令7訓令14・追加)
(令7訓令14・追加)
(令7訓令14・追加)
(令7訓令14・追加)
